Zaman Yönetimi Rehberi

Bir kısmımız yapılacaklar listemizin yarısını zar zor tamamlarken, bazı insanların bu kadar çok işi nasıl hallettiklerini hiç merak ettiniz mi? ''Meşgul Kişinin Bitti Listesine İlişkin Kılavuzu'' na göre, yapılacaklar listesi görevlerinin %41'inin üzeri hiçbir zaman çizilmez. Yani bu On görevden dördünün tamamlanmadığını gösteriyor. Peki, aynı sayıda çalışma saatine sahip olmalarına rağmen, nasıl oluyor da bazı bireyler diğerlerinden daha üretken oluyor? Onların sırrı nedir? Yoksa bu bir süper güç mü?

Tahmin edersiniz ki bu bir sır ya da süper güç değil. Her şey etkili zaman yönetimine bağlıdır. Zaman yönetimi, herkesin öğrenebileceği bir beceridir. Sınırlı bir kaynak olarak zaman değerlidir ve yeri doldurulamaz. Dolayısıyla, bundan en iyi şekilde yararlanacaksak, daha akıllı çalışmamız gerekiyor. İşte bu yüzden, her dakikayı değerlendirebilmeniz ve olabileceğinizi bildiğiniz üretken bir güç merkezi haline gelebilmeniz için bu temiz küçük zaman yönetimi kılavuzunu bir araya getirdik.

Zaman Yönetimi Nedir?

Sözlük, zaman yönetimini şu şekilde tanımlar:

'''Özellikle iş yerinde, kişinin zamanını etkili veya üretken bir şekilde kullanma yeteneği.''

Zaman Yönetimi Neden Bu Kadar Önemli?

İster işte ister özel hayatımızda olsun, etkili zaman yönetiminin önemini asla küçümsememeliyiz. Bir saniyeliğine düşün. Kendinize (veya bir başkasına) kaç kez “Bunu yapmak istiyorum ama zamanım yok” dediniz? Şimdi kendinize sorun: Zamanımı daha iyi kullanırsam bunları başarabilir miyim? Çünkü zaman yönetimi tam olarak bununla ilgilidir.

Elimizde birçok zaman yönetimi stratejisi var. Ama önce, eski alışkanlıklara geri dönmemek için zaman yönetiminin somut faydalarını anlamamız önemlidir.

• Kapasitenizin farkında olmak

Zamanın sınırlı bir kaynak olduğunu söylemeye gerek yok. Bir kez gitti mi, gitti. Bir günde 24 saat vardır. Ama hiç kimse (Süpermen bile) 24 saat boyunca çalışmaz. Bu mümkün değil. Hepimiz farklı kapasitelerde çalışıyoruz, ancak çoğumuz geleneksel 9-5 aralığında veya çevresinde yaklaşık yedi saat çalışıyoruz. Bu nedenle, oyunumuzun zirvesinde olmak istiyorsak, bu yedi saatin her birinde çıktımızı en üst düzeye çıkarmanın yollarını bulmak çok önemlidir. Bu da zaman yönetimi ile mümkündür.

• Daha fazla değil, daha akıllıca çalışmak

Kontrol sizde olduğunda, zamanın size karşı değil, sizin için çalışmasını sağlayabilirsiniz. Bu şekilde akışınızı bulmak daha kolaydır ve bir rutine alıştığınızda görevler zahmetsiz hale gelir. Daha akıllı çalışmanın birçok yolu var. Zaman yönetimi sayesinde zaman kazandıran tüyolar bulmak veya önemsiz görevleri otomatikleştirmek gibi küçük şeyler, başlamak için iyi bir yerdir. Bazen, büyük bir fark yaratan küçük değişikliklerdir.

• Daha iyi kararlar vermek

İyi zaman yönetimi yalnızca daha fazlasını başarmamıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda daha iyi, daha bilinçli kararlar vermemize de yardımcı olur. Zamanda zorlandığımızda, kötü ve dürtüsel kararlar verme eğilimindeyiz. Bu genellikle işimize zarar verir. Elimizde daha fazla zaman olması, bir şeyler üzerinde düşünmemizi sağlar, yani karar verme konusunda ölçülü bir yaklaşım sergileyebiliriz. Zaman yönetimi, ileriyi düşünmek ve acil durum planları oluşturmak için öngörü sahibi olmamızı sağlar. Sonuçta, reaktif olmaktansa proaktif olmak daha iyidir, değil mi?

• Potansiyelinize ulaşmak

Kabul edelim – tam kapasitemizin altında bir şeyle çalışıyorsak, tam potansiyelimize ulaşmamız pek olası değildir. Ancak tam kapasite ile çalışıyorsak, olabileceğimizin en iyi versiyonu olma ihtimalimiz çok daha yüksek. Zaman yönetimi katkısı ile profesyonel ve kişisel yaşamınızda ilerleme kaydettikçe, insanlar bunu fark edecek ve tavsiye için size bakacaklar.

• Öz gelişim

Verimli çalıştığımızda, kendi öğrenmemize ve kişisel gelişimimize daha fazla zaman ayırabiliriz. Zaman yönetimi ile kitap okumak, seminerlere katılmak, yeni beceriler öğrenmek veya mevcut becerilerimizi tazelemek için daha çok zamanımız olabilir. 

• Stresi azaltmak

Hazır olmadığınız bir son teslim tarihinizin olduğu bir zamanı düşünün. Nasıl hissettiniz? Endişeli? Gergin? Asabi? Zaman bizden yana olmadığında, çoğumuzun hissettiği tam olarak budur. Bu, stresin başladığı ve sonuç olarak zihinsel sağlığımızın zarar gördüğü zamandır. Ancak zaman yönetimini öğrendiğinizde, hayat uyumlu, iş yükleri daha kolay hale gelir ve teslim tarihleri yönetilebilir olur. Zihinsel sağlığınız iyileşir ve buna karşılık iş kaliteniz de artar.

Zaman yönetiminin 4 Ögesi

İş yerinde, çoğumuz ilerleme adına ani kararlar vermek zorundayız. Ama doğru aramaları yapıp yapmadığımızı nasıl bileceğiz?

Verimliliğin ögeleri olarak da bilinen zaman yönetiminin 4 ögesi, bu çağrıları yapmanıza yardımcı olacak bir karar verme çerçevesidir. 4 Öge, Yap, Ertele, Delege Et ve Sil anlamına gelir.

İş akışınızı önceliklendirmek için bir araç olarak bu zaman yönetimi ögeleri, bir görevi kendiniz tamamlamanız mı yoksa başka birine mi devretmeniz gerektiği, gelecekte ne üzerinde hareket etmeniz gerektiği ve yapılacaklar listenizden neleri çıkaracağınız konusunda hızlı kararlar vermenizi sağlar.

Zaman yönetiminin 4 Ögesi Nasıl Uygulanır?

Her iş gününün başında yapılacaklar listenize bir göz atın ve kendinize aşağıdaki soruları sorun:

Şu anda yapabileceğim görevler nelerdir? Başka birine daha uygun olan görevler nelerdir? Hangi görevler zaman açısından kritik değildir ve bu nedenle ertelenebilir? Tamamen bırakabileceğim herhangi bir görev var mı?

Yapılacaklar listenizi zaman yönetiminin 4 ögesine yerleştirdikten sonra, onu daha küçük, yönetilebilir parçalara bölerek yükü hafifletmiş olacaksınız.

Zaman Yönetimi İçin Gerekli Beceriler

Etkili zaman yönetimi bir dizi beceri ile başlar ve biter. Aşağıdaki beceriler, projelerinizi planlamaktan iş akışınıza öncelik vermeye kadar her şeyi kapsar ve zaman yönetiminde daha etkili olmanıza yardımcı olur.

1. Organizasyon: Herhangi bir şey yapmadan önce, şu anda işleri nasıl yaptığınızı düşünmek için bir dakikanızı ayırın. Genel yaklaşımınız nedir? Olabildiğince organize misinİZ? Daha akıllı çalışmanıza yardımcı olacak araçları kullanıyor musunuz?
2. Önceliklendirme: Zaman yönetiminin 4 ögesinde daha önce değindiğimiz gibi, iş akışınıza öncelik vermek sadece hoş bir şey değil, aynı zamanda bir zorunluluktur. Bu, önemli olan şeylere odaklanmanız ve önemli olmayan şeyleri ertelemeniz gerektiğinde size yardımcı olacaktır.
3. Hedef belirleme: Herhangi bir projede hedef belirleme çok önemlidir. Belirtilen hedeflerinizi SMART hedef çerçevesine koyun. Kendinize sorun: Hedeflerim Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, Gerçekçi ve Zamana Bağlı mı? Değillerse, onları yeniden düşünmeyi düşünün. Fazla düşünmek, gereğinden az vermekten daha iyidir.
4. Delege etme: Bazen iş yükümüz o kadar ağır olabilir ki, her şeyi kendi başımıza yapmamız insani açıdan mümkün değildir. Bu tür test zamanlarında, daha az önemli olan veya başkalarına daha uygun olan görevleri devrederek yükü paylaşabiliriz. Bir iş arkadaşınızdan size yardım etmesini istemekten korkmayın. Bu zaman yönetimi için çok önemlidir.
5. Stres yönetimi: Ateş açıkken, kendinizi kaptırmak ve duygularınızın sizi alt etmesine izin vermek kolaydır. Bunun olmasına izin vermemeye çalışın. Hiçbir şey yapmamak için zaman ayırın. Gevşeyin. Beyniniz sünger gibidir. Herhangi bir zamanda yalnızca bu kadar çok bilgiyi tutabilir. Çok fazla yapmaya çalışırsan, yanarsın. Herkesin oyunun zirvesinde kalmak için zamana ihtiyacı vardır ve tabii zaman yönetimine.

Zaman Yönetimi Becerilerinizi Nasıl Geliştirebilirsiniz?

Zamanınızı takip edin

Zaman yönetimi becerilerinizi geliştirmenin en kolay yollarından biri, şu anda zamanınızı nasıl harcadığınızı izlemektir. Zamanınızın nereye gittiğini anladıktan sonra, sizi neyin ileriye ittiğini ve neyin geri tuttuğunu anlayabilirsiniz. Ardından verimliliğinizi artırmak için gerekli değişiklikleri yapabilirsiniz.

Haftalık programınızı planlayın

Etkili zaman yönetiminde, haftalık bir program planlamak çok önemlidir. Belirli görevler için gün ve zaman aralıkları belirlemek, özellikle aynı anda birden fazla projeyi yürütüyorsanız, iyi bir ilerleme kaydetmenize yardımcı olacaktır.

Son teslim tarihlerini ayarlayın

Size verilen son tarihlerin yanı sıra kendinizinkini de belirleyin. Bir proje Çarşamba günü teslim edilecekse, Salı gününe kadar bitirmeye çalışın. Bu şekilde, yaptığınız işi düzeltmek ve hataları kontrol etmek için daha fazla zamanınız olacak.

Çoklu görevden kaçının

Çoklu görev yaptığımızda, her bir göreve belirli ve sınırlı bir dikkat gösteriyoruz. Odak noktamız geçicidir ve sonuç olarak işimizin kalitesi düşer. Tüm dikkatimizi bir göreve vermenin daha iyi bir sonuç üretme olasılığı daha yüksektir.

Düzenli molalar verin

En odaklanmış bireylerin bile sınırlı bir beyin kapasitesi vardır. Enerjinin yüksek olduğu dönemlerde, her görevin üstesinden nispeten kolaylıkla gelebiliriz. Ama yavaşlamaya başladığınızı veya dikkatinizin dağıldığını hissettiğinizde, muhtemelen ara vermeniz gerektiği anlamına gelir. Zamanı yönetiminde araları gözden kaçırmayın.

Hayır demeyi öğrenin

Hayır demeyi öğrenmek, zaman yönetiminin en temel, ancak yeterince önemsenmeyen yöntemlerinden biridir. Halihazırda aynı anda birden fazla projeyi yönetiyorsanız veya kolunuz kadar uzun bir yapılacaklar listeniz varsa, daha fazlasını üstlenmeyin. Zaten kapasitedesiniz. İş arkadaşınıza yardım etmek isteyebilirsiniz, ancak kendinize de yardım etmeniz gerekir.